O que é gestão de fretes e por que ela é importante?
A gestão de fretes é uma etapa estratégica da operação logística de indústrias e distribuidoras. Ela envolve atividades como cotação, negociação com transportadoras, contratação, acompanhamento das entregas e análise dos custos de transporte.
Quando esses processos são realizados de forma manual, com informações espalhadas em planilhas, e-mails, ligações e conversas no WhatsApp, a operação pode perder eficiência e visibilidade.
Além de dificultar a comparação entre propostas, essa falta de centralização torna mais complexo acompanhar o desempenho das transportadoras, identificar oportunidades de economia e tomar decisões baseadas em dados.
Por isso, investir em uma gestão de fretes estruturada é fundamental para empresas que precisam transportar suas cargas com previsibilidade, controle e eficiência operacional.
Mas como transformar esse processo em uma vantagem competitiva?
Quais são os principais desafios da gestão de fretes?
Antes de buscar melhorias, é importante entender quais gargalos comprometem a rotina das equipes responsáveis pelo transporte.
1. Cotações descentralizadas e excesso de trabalho manual
Em muitas empresas, cada nova carga exige uma rodada de contatos com diferentes transportadoras. As propostas chegam por canais variados, e a equipe precisa reunir as informações manualmente para comparar preços, prazos e condições.
Esse processo consome tempo, dificulta a organização do histórico e aumenta a possibilidade de falhas na tomada de decisão.
Centralizar as cotações permite reunir as propostas em um único ambiente, facilitando a análise e a contratação do frete mais adequado.
2. Dificuldade para comparar preços de transporte
Escolher uma transportadora considerando apenas o valor apresentado pode comprometer o resultado da operação.
É necessário avaliar também os prazos, a disponibilidade de veículos, as características da carga e a capacidade de atendimento de cada parceiro.
Sem um histórico consolidado de preços por rota, a negociação fica mais dependente da experiência individual da equipe do que de informações organizadas.
Com dados registrados, a empresa ganha referências para negociar melhor e avaliar as condições oferecidas ao longo do tempo.
3. Dependência de poucas transportadoras
Manter parcerias confiáveis é importante para a continuidade da operação. Entretanto, depender de poucas opções pode se tornar um problema em períodos de alta demanda, quando a disponibilidade de veículos diminui ou os custos aumentam.
Uma gestão de fretes eficiente deve permitir que a empresa trabalhe com sua rede atual e amplie as opções de contratação quando necessário.
Assim, é possível aumentar a competitividade das cotações sem abrir mão dos relacionamentos comerciais já estabelecidos.
4. Falta de visibilidade sobre as entregas
Depois da contratação, o trabalho da equipe logística continua. É necessário acompanhar o andamento das entregas, verificar documentos e identificar possíveis ocorrências.
Quando essas informações ficam dispersas, descobrir o status de uma carga pode exigir ligações e mensagens para diferentes envolvidos.
Centralizar o acompanhamento facilita o acesso às informações e ajuda a equipe a identificar situações que precisam de atenção.
5. Dificuldade para analisar indicadores logísticos
Sem registros organizados, responder a perguntas importantes pode ser difícil:
- Qual é o custo médio de frete por rota?
- Quais transportadoras apresentam melhor desempenho?
- Como os preços variam entre diferentes cotações?
- Onde existem oportunidades de melhorar as negociações?
- Quais rotas exigem maior atenção da equipe?
Uma gestão orientada por dados transforma o histórico operacional em informação útil para o planejamento e a tomada de decisão.
Como melhorar a gestão de fretes na sua empresa?
A modernização da gestão de fretes não precisa começar com uma mudança completa da operação. É possível avançar gradualmente, organizando os processos e adotando ferramentas que facilitem o trabalho da equipe.
Centralize as informações das cotações
O primeiro passo é reunir as propostas em um ambiente organizado. Isso permite consultar valores, prazos e condições sem depender de diferentes planilhas ou conversas.
Além de facilitar a comparação, a centralização ajuda a preservar o histórico das negociações e torna o processo mais transparente.
Utilize o BID de fretes para ampliar a competitividade
O BID de fretes é um processo de disputa comercial no qual transportadoras apresentam propostas para atender a uma determinada demanda de transporte.
Com esse modelo, a empresa pode disponibilizar uma carga para sua rede de parceiros e, quando fizer sentido, incluir novas transportadoras e profissionais autônomos.
A comparação estruturada dos lances ajuda o embarcador a avaliar as alternativas disponíveis e contratar de acordo com os critérios definidos para a operação.
O objetivo não é escolher automaticamente o menor preço, mas encontrar a proposta que melhor atende às necessidades da carga, considerando custos, prazos e condições de atendimento.
Acompanhe cada etapa do transporte
Uma boa gestão não termina quando o frete é contratado.
O acompanhamento da execução deve permitir consultar o status das entregas, a localização das cargas e os documentos relacionados ao transporte em um ambiente centralizado.
Com essas informações acessíveis, a equipe reduz a dependência de contatos manuais e consegue direcionar sua atenção para as ocorrências que realmente exigem intervenção.
Construa um histórico de preços por rota
Registrar cotações, lances e contratações permite comparar valores ao longo do tempo e identificar padrões de custo.
Esse histórico também oferece uma base mais consistente para negociações futuras, ajudando a equipe a avaliar as propostas recebidas em vez de depender exclusivamente de referências informais.
Acompanhe indicadores de desempenho
A análise de indicadores ajuda a compreender o comportamento da operação e identificar oportunidades de melhoria.
Entre os dados que podem ser acompanhados estão:
- Custos de frete por rota;
- Valores cotados e contratados;
- Desempenho das transportadoras;
- Prazos e status das entregas;
- Histórico das negociações.
A escolha dos indicadores deve considerar a realidade da empresa, o volume de cargas e os objetivos da área logística.
Como uma plataforma de gestão de fretes pode ajudar?
À medida que o volume de cargas aumenta, organizar todas as etapas manualmente tende a exigir mais tempo e esforço da equipe.
Uma plataforma de gestão de fretes permite estruturar o processo desde a cotação até o acompanhamento da entrega, concentrando informações que antes ficavam distribuídas em diferentes canais.
Entre os recursos que podem apoiar essa transformação estão:
Cotação centralizada: reúne propostas da rede atual e de novas transportadoras em um único ambiente.
BID de fretes: permite abrir disputas comerciais, comparar lances e selecionar a proposta mais adequada.
Histórico de preços: registra informações por rota para apoiar negociações e decisões futuras.
Acompanhamento de entregas: centraliza status, localização, documentos e comprovantes de entrega.
Indicadores e integração com ERP: facilita a análise da operação e a conexão com os sistemas utilizados pela empresa.
O resultado esperado é um processo mais organizado, com maior visibilidade das informações e melhores condições para tomar decisões.
É importante considerar, porém, que os resultados dependem das características da operação, da qualidade dos dados e da adoção da ferramenta pela equipe.
Fortio: gestão de fretes em um só lugar
A Fortio é uma plataforma de gestão logística desenvolvida para indústrias e distribuidoras que contratam fretes para transportar suas próprias cargas.
A solução reúne etapas como cotação, BID, contratação e acompanhamento do transporte, ajudando a empresa a organizar sua operação e comparar propostas com mais facilidade.
O funcionamento acontece em cinco etapas:
- Publique a carga: informe origem, destino, tipo de carga e veículo necessário.
- Abra o BID: disponibilize a demanda para sua rede de transportadoras e, se desejar, para novos parceiros.
- Compare as propostas: visualize preços, prazos e lances para avaliar as alternativas.
- Acompanhe a execução: consulte informações sobre status, localização, documentos e comprovantes de entrega.
- Centralize os indicadores: utilize o histórico de custos e desempenho por rota e transportadora para apoiar decisões.
Outro diferencial é que a Fortio não exige a substituição das transportadoras com as quais sua empresa já trabalha. A plataforma ajuda a organizar a rede existente e permite ampliar as opções de contratação conforme a necessidade da operação.
A implantação também é assistida, com sessões para a equipe e treinamento das transportadoras utilizadas pela empresa.
A solução é direcionada a indústrias e distribuidoras com operações em Minas Gerais e São Paulo.
Como começar a otimizar a gestão de fretes?
Melhorar a gestão de fretes começa com a identificação dos gargalos que mais consomem tempo, dificultam as negociações e reduzem a visibilidade da operação.
Para algumas empresas, o principal desafio está na cotação. Para outras, está na falta de referências de preço, na dependência de poucos parceiros ou na dificuldade de acompanhar as entregas.
Independentemente do ponto de partida, centralizar as informações e estruturar o processo de contratação cria uma base mais consistente para evoluir a operação logística.
Se sua empresa busca mais organização nas cotações, maior controle sobre os custos e visibilidade do transporte, vale conhecer uma plataforma desenvolvida para essa realidade.
Conheça a Fortio e veja como funciona a gestão de fretes aplicada a uma rota da sua empresa.
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Perguntas frequentes sobre gestão de fretes
O que é uma plataforma de gestão de fretes?
É uma solução tecnológica que ajuda a organizar atividades como cotação, negociação, contratação e acompanhamento de transportes. Dependendo dos recursos disponíveis, também pode reunir históricos de preços, indicadores e integrações com sistemas empresariais.
Como reduzir os custos de frete de uma indústria ou distribuidora?
Uma das formas é organizar as cotações, comparar propostas de diferentes transportadoras e utilizar o histórico de preços por rota como referência para negociações. A análise dos prazos, das condições de transporte e do desempenho dos parceiros também contribui para decisões mais adequadas.
O que é BID de fretes?
É um processo de cotação competitiva em que transportadoras apresentam propostas para realizar um transporte. O embarcador compara os lances e seleciona a alternativa mais adequada aos critérios da operação.
Preciso trocar minhas transportadoras para usar uma plataforma de gestão de fretes?
Não necessariamente. A Fortio permite organizar a rede de transportadoras que a empresa já utiliza e ampliar as opções de contratação quando necessário.
Qual é a diferença entre uma transportadora e uma plataforma de gestão de fretes?
A transportadora é responsável pela prestação do serviço de transporte contratado. Já a plataforma de gestão de fretes auxilia o embarcador a cotar, comparar propostas, contratar parceiros e acompanhar a execução dos fretes. A Fortio atua como plataforma, não como transportadora.
Como escolher uma solução de gestão de fretes?
Avalie se a solução permite centralizar cotações, comparar propostas, registrar preços por rota, acompanhar entregas, analisar indicadores e integrar-se aos sistemas da empresa. Também considere a facilidade de implantação e a adaptação à rotina da equipe.
Sua empresa pode ter mais controle sobre cada frete.
Veja como a Fortio funciona na prática com uma rota real da sua operação. Conheça a plataforma, entenda como organizar as cotações e descubra como comparar propostas sem precisar substituir suas transportadoras atuais.
